Νέα πρότυπα ISO για τη διαχείριση αρχείων

Νέα πρότυπα ISO για τη διαχείριση αρχείων

Δύο νέα πρότυπα εκδόθηκαν από τον ISO για τη διευκόλυνση της διαχείρισης των αρχείων ενός οργανισμού. Με δεδομένο ότι έχουν συμβεί παρατυπίες που αφορούν σε οικονομική διαχείριση, ηθικές συναλλαγές, δημοσιοποίηση και διαφάνεια αποφάσεων, οι αρμόδιες αρχές υποχρεώνουν τις εταιρείες να παρέχουν έγκαιρη και άμεση ενημέρωση σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Τα νέα πρότυπα ISO 30300 & ISO 30301 εκδόθηκαν με σκοπό να αξιοποιήσουν βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης αρχείων και να ενισχύσουν την εταιρική διακυβέρνηση, μειώνοντας το επιχειρηματικό κόστος που σχετίζεται με το ολοένα αυστηρότερο ρυθμιστικό και νομικό πλαίσιο.
Τα πρότυπα:

  • ISO 30300:2011, Πληροφορίες και Τεκμηρίωση – Συστήματα Διαχείρισης Αρχείων – Θεμελιώδεις αρχές και λεξιλόγιο
  • ISO 30301:2011, Πληροφορίες και Τεκμηρίωση – Συστήματα Διαχείρισης Αρχείων – Απαιτήσεις έχουν αναπτυχθεί έτσι ώστε να είναι συμβατά και συμπληρωματικά με άλλα πρότυπα συστημάτων διαχείρισης, όπως το ISO 9001 (ποιότητα), το ISO 14001 (περιβάλλον) και το ISO 27001 (ασφάλεια πληροφοριών).

Οι επικεφαλής της ομάδας εργασίας του ISO που ανέπτυξε τα ανωτέρω πρότυπα, οι J. Ellis και C. Bustelo, τονίζουν ότι «Η σειρά προτύπων ISO 30300 προσφέρει τη μεθοδολογία για μία συστηματική προσέγγιση στη δημιουργία και τη διαχείριση αρχείων, ώστε να ευθυγραμμιστούν με οργανωτικούς στόχους και στρατηγικές. Η διαχείριση αρχείων μέσω ενός Συστήματος Διαχείρισης υποστηρίζει αποδοτικές επιχειρησιακές διαδικασίες, όπως η αποθήκευση, η ανάκτηση πληροφοριών, η επαναχρησιμοποίηση πληροφοριών, νομικός έλεγχος και αστική ευθύνη».

Το κόστος ανάπτυξης ενός Συστήματος Διαχείρισης Αρχείων (MSR – Management System for Records) εξαρτάται από το πεδίο εφαρμογής σε κάθε οργανισμό και καθορίζεται από τις ανάγκες του και την αξιολόγηση των κινδύνων που αντιμετωπίζει.

Ευρύτεροι παράγοντες οδηγούν τους οργανισμούς, κερδοσκοπικούς και μη κερδοσκοπικούς, εμπορικούς και κυβερνητικούς, μικρούς και μεγάλους, στην εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Αρχείων, προκειμένου να μειώσουν τα κόστη και να ανταποκριθούν στο εξωτερικό τους περιβάλλον. Οι παράγοντες αυτοί περιλαμβάνουν:

  • αυξανόμενο ανταγωνισμό
  • τεχνολογικές αλλαγές με κατεύθυνση προς το ηλεκτρονικό εμπόριο (e-commerce) και την ηλεκτρονική διακυβέρνηση (e-government)
  • ταχύτητα επικοινωνίας και διάδοσης πληροφοριών μέσω διαδικτύου
  • αύξηση πολυπλοκότητας του ρυθμιστικού περιβάλλοντος (σε τοπικό, εθνικό και διεθνές επίπεδο)
  • αυξημένες προσδοκίες των πολιτών για διαφανή και κοινωνικά υπεύθυνη λειτουργία των οργανισμών
  • αυξημένο κίνδυνο, προερχόμενο από το εξωτερικό περιβάλλον, συμπεριλαμβανομένων των απειλών κατά της ασφάλειας και των φυσικών καταστροφών.

Η δημιουργία των αρχείων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των δραστηριοτήτων, των διεργασιών και των συστημάτων ενός οργανισμού. Η εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Αρχείων προάγει την αποτελεσματικότητα των επιχειρήσεων, την υπευθυνότητα, τη διαχείριση κινδύνων και την επιχειρησιακή συνέχεια και τις βοηθά να επωφεληθούν από την αξία των πληροφοριακών πόρων τους (επιχειρηματικοί, εμπορικοί, τεχνογνωσία). Την ίδια στιγμή, το Σύστημα Διαχείρισης Αρχείων συμβάλλει στη διατήρηση της οργανωτικής μνήμης, ως απάντηση στις προκλήσεις του παγκόσμιου και ψηφιακού περιβάλλοντος.

Τα δύο πρότυπα απευθύνονται στον κυβερνητικό, εκπαιδευτικό και βιομηχανικό κλάδο (ειδικά, σε φαρμακοβιομηχανίες και σε μεταλλευτικές επιχειρήσεις). Οι εταιρείες που συμμετέχουν σε προγράμματα εταιρικής κοινωνικής ευθύνης και οι εταιρείες που καλούνται να αποδείξουν συμμόρφωση, όπως εταιρείες πυρηνικής ενέργειας και τηλεπικοινωνιών, αναμένεται να ωφεληθούν ιδιαίτερα από την εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Αρχείων.

Η PRIORITY, με μεγάλη εμπειρία στην ανάπτυξη Συστημάτων Διαχείρισης, είναι σε θέση να αναλάβει την ανάπτυξη Συστήματος Διαχείρισης Αρχείων.

Κατηγορία ΠΟΙΟΤΗΤΑ